Come firmare digitalmente in pochi secondi

Firma digitale

Sei finito su questo post perché vuoi sapere come firmare digitalmente..! Sei stanco di stampare, firmare a mano e rispedire i documenti.? Vuoi procedere facendo tutto dal Pc senza per questo dover stampare alcunché? Ora vediamo di chiarire prima di tutto alcuni punti, onde evitare possibili fraintendimenti.

Chiariamo subito che, prima di imparare come firmare digitalmente è essenziale che tu capisca la differenza che passa tra una Firma Digitale, una PEC e e una Firma Elettronica semplice.! Per PEC si intende un metodo o mezzo grazie al quale è possibile dare valore legale ai messaggi di posta elettronica. (e-mail), ne ho parlato meglio in un altro articolo —> Cos’è la PEC e come funziona.!

Invece, una Firma Elettronica Semplice non ha lo stesso valore legale di una Firma Digitale. A questo proposito, va fatta una precisazione. La Firma Digitale non è altro che una Firma Elettronica, ma possiamo avere diverse forme di Firma Elettronica in base ad alcune caratteristiche che vedremo nel prossimo paragrafo.

Ciò che caratterizza una Firma Digitale e la rende idonea per essere considerata con Valore Legale è il fatto che si basa su tre importantissimi principi:

1 –  Autenticità: testimonia l’autenticità di colui che firma;

2 – Integrità: assicura che i documenti firmati non sono stati modificati dopo la firma;

3 – Ripudio: garantisce la validità del documento firmato e impedisce che lo stesso documento venga ripudiato dalla stessa persona che ha firmato;

Quindi, possiamo definire una Firma Digitale come lo strumento che permette di firmare i documenti elettronici (PDF, etc..) con le caratteristiche tipiche dei principi di cui sopra. Ovvero, Autenticità, Integrità e Ripudio.! Donano al documento, lo stesso valore legale di una firma a mano.!

 

Diverse forme di Firma Elettronica

Prima di entrare nel vivo della questione, ossia imparare come firmare digitalmente, dobbiamo terminare il discorso sui diversi tipi di Firma Elettronica esistenti. Ognuna diversa dall’altra e con diversi valori legali in base al tipo di documento preso in questione.!

Possiamo avere 4 differenti tipi di Firma Elettronica: Firma ElettronicaFirma Elettronica Avanzata, Firma Elettronica Qualificata e Firma Elettronica Digitale.! Vediamole una per una:

1 – Firma Elettronica: è il tipo di firma più semplice in assoluto, ma ha il difetto di essere semplicemente una firma che non ha alcun valore legale”. Solo un giudice può stabilire l’originalità di un documento firmato con questo tipo di firma. Non vi è alcuna sicurezza nel suo utilizzo.

2 – Firma Elettronica Avanzata: con questo tipo di firma, si “ha valore legale” dei documenti firmati, eccetto per i contratti immobiliari. Più sicura della precedente, con quella Avanzata è possibile dimostrare integrità e originalità del documento.

3 – Firma Elettronica Qualificata: in questo specifico caso, vengono utilizzati specifici Kit, ovvero mezzi e/o strumenti idonei a dimostrare integrità e originalità del documento. Questa firma “ha valore legale” e i Kit sono venduti da società e/o aziende come Poste Italiane, Aruba, etc..!

4 – Firma Elettronica Digitale: in quest’ultimo caso, vengono utilizzati sistemi di crittografia simmetrica (se non sai di cosa si tratta, ti consiglio di fare un salto a questo articolo “Crittografia end to end”)..! Due chiavi crittografiche (una pubblica e una privata) consentono al mittente e destinatario di verificare Integrità e Originalità del documento firmato. Ovviamente, questo tipo di firma “ha valore legale”.!

Quindi, come avete potuto notare, solo la Firma Elettronica semplice non ha valore legale, mentre le restanti 3 (Avanzata, Qualificata, Digitale) hanno valore legale a tutti gli effetti.

 

Come richiedere la Firma Digitale

Abbiamo visto nei paragrafi precedenti, cos’è una Firma Digitale, quante versioni ne esistono e quali di queste hanno valore legale. Ora è il momento di capire “come firmare digitalmente” e a chi rivolgersi per ottenere eventualmente i relativi Kit di firma digitale.

Come firmare digitalmente

1 – Prima di tutto bisogna acquistare il Kit per la Firma Digitale:

Esistono differenti Kit per la Firma Digitale e sono venduti da diverse aziende e/o società come ad esempio Poste Italiane, Aruba, Infocert, etc…! Comunque, per un elenco completo è sufficiente consultare la lista completa dei venditori sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.! I differenti Kit che si possono acquistare sono:

a – Key USB: in pratica sono le classiche Chiavette USB.! Al loro interno è presente una smart card con il certificato di firma digitale, i software per firmare i documenti e, a volte, anche il certificato per la Carta Nazionale dei Servizi. Per l’utilizzo della chiavetta in questione, non è necessaria alcuna installazione avendo tutto quello che serve per firmare e verificare i documenti elettronici proprio all’interno della chiavetta stessa.

b – Token USB: anche queste sono Chiavette USB che differisce dal Kit precedente per il fatto che è prevista l’installazione di driver e il download separato dei software per firmare i documenti. L’unica cosa che possiamo definire vantaggiosa rispetto al Kit USB è che si tratta di uno strumento decisamente più economico.

c – Lettore di Smart Card: sono semplici lettori di smart card, da abbinare alle relative smart card. Anche qui avremo tutti i certificati di firma digitale e, a volte, CNS (la carta Nazionale dei Servizi). E’ prevista l’installazione di driver e software per la firma digitale. Sono ancora più economici dei Token USB, ma alquanto complicato e difficoltoso portarli con se ogni volta che ci si deve spostare. Meglio una semplice chiavetta USB tutto incluso, anche se costa di più.!

d – Kit Firma Digitale Remota: in questo specifico caso, si ha la possibilità di firmare digitalmente grazie ad una smart card virtuale, ovvero una password OTP (cioè una password usa-e-getta ricevuta tramite SMS o generata da chiavette simili a quelle fornite dalle banche). Oltre a questo è necessario avere installato un software di firma e verifica. In poche parole, non avrai bisogno di nessun tipo di strumento fisico da portare al seguito, ma il servizio in questione è decisamente più costoso dei metodi precedentemente menzionati poco sopra.

 

2 – Poi bisogna Verificare la propria Identità

Per acquistare e ricevere il Kit di Firma Digitale, bisogna provvedere alla Verifica della propria Identità. Ci sono diversi modalità tra cui scegliere:

a – Identificazione de visu presso un Pubblico ufficiale: in pratica, devi andare in Comune con:

  • un documento d’identità valido
  • la documentazione che avrai nel frattempo ricevuto tramite mail dall’azienda che emette la firma digitale
  • farsi identificare da un Pubblico Ufficiale per autenticare la richiesta della firma digitale
  • marca da bollo
  • inviare la documentazione autenticata all’azienda che emette la firma digitale

b – Identificazione de visu presso Ufficio Postale o centro di spedizione: in base alle indicazioni fornite dall’azienda prescelta da cui acquistare il kit, puoi o andare presso un ufficio postale o in un centro del corriere a cui vene affidata la consegna del kit. Documenti ricevuti tramite email e documento d’identità valido sempre al seguito.

c – Identificazione de visu a domicilio: sarà direttamente il postino che identificherà la vostra identità nel momento in cui consegna il kit per la firma digitale. Ovviamente documento d’identità valido al seguito e firma di tutti i documenti che riceverai.

Come firmare digitalmente

 

3 – Infine Attivare il Kit per la Firma Digitale

Siamo all’ultima fase di tutta la procedura, manca poco per sapere tutto su come firmare digitalmente. Devi attivare il Kit direttamente sul sito dell’azienda che te lo ha venduto. L’intero procedimento è abbastanza veloce: non devi far altro che inserire informazioni quali il codice seriale della smart card, il proprio codice fiscale e il codice di attivazione personale (ti viene inviato con un SMS durante il processo di attivazione del kit).

Note: il certificato per la Firma Digitale ha una scadenza temporale, di solito è di 3 anni. Va rinnovata allo scadere del termine indicato dall’azienda stessa che ti ha fornito il Kit.

 

Usare la Firma Digitale

Per poter utilizzare i diversi Kit di Firma Digitale messi a disposizione dalle aziende, è sufficiente seguire le loro istruzioni. Infatti, ti verranno fornite tutte le indicazioni passo per passo, col fine di agevolare il miglior utilizzo del Kit senza alcun problema.

Un esempio di indicazioni fornite per l’uso dei loro Kit sono quelle presenti sui siti di Poste Italiane e Aruba.! Se segui attentamente le informazioni sui siti delle aziende da cui hai acquistato il Kit, saprai come firmare digitalmente utilizzando il Kit senza alcun tipo di problema. Clicca sui link in rosso e dai un’occhiata, ti renderai conto che il tutto è più semplice di quanto tu possa credere.!

Ovviamente, la modalità più semplice è quella di acquistare il Kit Key USB, ha tutto incluso e non devi installare nulla sul tuo Pc. Se invece hai scelto le altre modalità, devi scaricare i relativi Driver e Software.! Una volta configurato il tutto, clicca sull’icona presente sulla Home del Desktop e scegli pure il tipo di Firma da applicare al documento. Hai a disposizione differenti tipi di firma:

  1. Busta Crittografata P7M: viene creato file in formato P7M e che contiene il documento originale oltre ai file della firma digitale. “Un tipo di firma applicabile a tutti i tipi di documenti”.
  2. Firma PDF: viene creato un file in formato PDF con firma inclusa. La firma può essere invisibile o grafica e “può essere applicata solo ai file PDF”.
  3. Firma XML: viene creato un file in formato P7M. Ed “è applicabile a tutti i tipi di documenti”.

Fatto questo, puoi inviare il documento provvisto di Firma Digitale. Spero tu abbia capito come firmare digitalmente.!

 

 

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.